Правильное хранение документов
Сегодня все большее распространение получает электронный документооборот. Однако наиболее важные документы до сих пор принято хранить в бумажном виде, отчасти по традиции, а отчасти, потому что таковы требования действующего законодательства и практики внешнего делопроизводства.
Неважно идет ли речь о домашнем хранении документов, или же об офисном хранении документов – для обеих целей используется одно и то же оборудование. Разница заключается преимущественно в масштабе – домашние архивы обычно гораздо меньше офисных архивов. Кроме того, если в больших офисах для архивов обычно отводятся специальные помещения, то в небольших домах и офисах стеллажи для хранения документов устанавливаются в рабочих кабинетах или кладовках соответственно.
Хранение документов в большинстве случае осуществляется на стеллажах.
При этом размеры полок стеллажей соответствуют размерам папок для хранения документов, а размер папок в свою очередь является производным от размера листов формата A4. Особо важные документы могут храниться в специальных сейфах. Естественно, что размеры и количество стеллажей изначально выбираются таким образом, чтобы существовал солидный запас пространства для хранения папок с документами.
Система каталогизации документов, то есть их помещения в определенные папки.
Зависит от специфики деятельности вашей организации, либо от характера документов, которые вы храните дома. В любом случае для быстрой идентификации папок используются специальные этикетки для корешков папок, на которых пишется название папки (пример – медицинские документы, договоры и т.д.), а также ее цифровая и буквенная кодировка.
Система цифровой и буквенной кодировки папок.
Должна отображаться в специальной тетради, хранимой на стеллажах или рядом с ними. Цифры используются для кодировки папок первого уровня, а буквы («а», «б», «в») для кодировки папок второго уровня. То есть когда документы перестают умещаться в одну папку первого уровня, к ее номеру на этикетке дописывается буква «а», и для следующих документов заводится папка с тем же номером, дополненным буквой «б».
Идентефикация документов.
В идеале каждая из полок стеллажа для хранения документов отдается под хранение папок с определенным типом документов. Однако иногда это невозможно либо по причине преобладания папок с определенным типом документов, либо из-за скромных размеров самого стеллажа. В таких случаях дополнительным ориентиром может стать цвет папок – для хранения каждого из типов документов используются папки определенного цвета.
Что касается размещения документов внутри папок, то иногда имеется объективная необходимость в том, чтобы и оно было подчинено определенной системе. Для этой цели используются разделители для папок. В зависимости от видов разделителей содержимое папок может кодироваться по цветам, буквам (алфавиту), числам месяца или месяцам года.
В больших офисах папки с документами, сформировавшиеся в ходе работы, через некоторое время сдаются в помещение архива, чтобы они не занимали лишнее место, необходимое для хранения текущих документов. Обязательному хранению в бумажном виде подлежат все типы документов с печатями, а также те документы, которые необходимо предоставлять (в бумажном виде) контролирующим государственным органам.
В больших архивах для удобства поиска нужных папок с документами могут создаваться картотеки, карточки которых систематизируют папки по тем или иным принципам (алфавит, дата и т.д.). Хранение документов не должно осуществляться в помещениях, для которых характерна повышенная влажность воздуха, во избежание порчи документов. Для предотвращения кражи ценных документов, в архивах солидных организаций иногда осуществляется видеонаблюдение.
07.08.2012, 2867 просмотров.